Sfruttare al massimo le potenzialità della posta elettronica

28-12-2018   Francesco Zei {php|echo $img[0][nome]}

La posta elettronica è senza dubbio il principale servizio internet e forse il più importante se si pensa soprattutto al mondo delle aziende. Nonostante sia anche uno dei servizi più vecchi in circolazione (è nato nel 1971 molto prima della nascita del web) è anche uno dei meno conosciuti quando si parla di funzionalità e di potenzialità.

Nel corso degli anni infatti, soprattutto a cavallo tra i '90 e i '00 si è allargato a macchia d'olio l'uso di questo servizio, complice la nascita di innumerevoli servizi gratuiti (es. libero o yahoo) che hanno avuto il grande pregio di consentire a tutti di avere una propria casella di posta, ma dall'altro lato hanno purtroppo anche consentito il dilagare di una grande ignoranza in merito.
[vedi anche → Perchè possedere un proprio dominio e non usare servizi gratuiti?]

Quali sono le reali potenzialità della email?

Lo sviluppo della tecnologia dagli anni '70 ad oggi ha introdotto una serie di funzionalità molto utili ed interessanti: è probabile che la vostra casella di posta (se siete nostri clienti è proprio così) ne implementi molte che neanche conoscete ma che potrebbero rendere la vostra vita molto più semplice!

Inoltre oggi tutti usiamo principalmente i servizi internet (posta compresa) dal nostro smartphone, siamo abituati ad usare app di ogni tipo e magari non sappiamo usare una delle poche app che non va installata dallo store (è compresa in ogni dispositivo) che invece sarebbe fondamentale conoscere: il client di posta.

Dove è salvata la mia posta?

Partiamo dal fatto più importante: la posta elettronica deve essere sempre lasciata e memorizzata sul cloud.

In passato era molto comune utilizzare un protocollo denominato POP3 che comportava un uso del server di posta molto limitato: alla ricezione di una email questa veniva scaricata all'interno del client di posta e contestualmente cancellata dal server.
Il problema? Cambiando dispositivo la posta doveva essere trasferita manualmente, un po' come succedeva con la rubrica del cellulare prima dell'arrivo degli smartphone. Inoltre in caso di rottura o perdita del dispositivo tutta la posta era persa!
Per non parlare poi del fatto che la posta inviata rimaneva salvata solo ed esclusivamente sul dispositivo di invio: quante volte vi siete messi come "cc" di una email per mantenerne una copia?

Grazie al protocollo IMAP è possibile leggere in tempo reale la posta dal server, lasciando che questa rimanga sempre al sicuro.
Se cambiate dispositivo, o ne usate più di uno per volta (es. smartphone e laptop), la posta sarà sincronizzata tra i vari client in maniera automatica.
E la posta inviata? Anch'essa sincronizzata con il server e con i vari dispositivi.
[per un approfondimento → Utilizzare a pieno le funzionalità di Outlook]

Ed i contatti, la rubrica degli indirizzi?

Un altro errore classico è quello di lasciare che i vari indirizzi di posta vengano memorizzati solo sul client di posta. Come detto poco fa, prima dell'arrivo degli smartphone era tipico doversi copiare a mano (o tramite la risicata memoria della SIM) i contatti da un telefono ad un altro.
Un servizio di posta che si rispetti include sempre una o più rubriche centralizzate. Tramite protocolli come Active Sync, Exchange Web Services, CardDav o WebDav è sempre possibile accedere alla propria rubrica memorizzata in cloud e sincronizzata in tempo reale tra tutti i propri dispositivi.
Inoltre è possibile anche creare delle rubriche condivise ad esempio con i propri colleghi o con software di terze parti (es. il database proveniente dal gestionale o dal CRM).

Non dimenticare più un appuntamento

Una delle funzionalità più comode quando si lavora molto in modalità è quella di poter gestire dal proprio smartphone gli appuntamenti, magari anche facendo uso di un assistente virtuale come Google Assistant, Alexa o Siri.
Molti sono abituati ad usare tale funzione con il calendario di Gmail ma pochi sono in grado di utilizzare il proprio calendario aziendale, sincronizzato direttamente con la email.
Quali i vantaggi? In primo luogo il client di posta può inserire automaticamente gli appuntamenti (es. le riunioni) direttamente nel calendario, ricevendo un messaggio opportunamente formattato. Inoltre è possibile condividere il proprio calendario con gli altri colleghi, lasciando che vedano quando siamo occupati o quando ad esempio non vogliamo essere disturbati perchè in ferie.
Anche in questo caso è sempre possibile sincronizzare il calendario con protocolli supportati in tutti i client di posta: Active Sync, Exchange Web Services, CalDav e ICS.

E le note?

Anche le note e gli appunti possono essere memorizzati all'interno del server di posta con il vantaggio di avere sempre i propri dati al sicuro, sincronizzati nel cloud.
In alcuni casi è possibile anche disporre di un "cloud drive", uno spazio di archiviazione in cui memorizzare documenti di varia natura in modo sicuro.

In conclusione

Tutti i nostri servizi di posta elettronica forniscono le funzionalità sopra descritte, sia in modalità SAAS (es. hostkit) che in modalità IAAS (es. serWito).
In altre parole, sia che vogliate una singola casella di posta, sia che vogliate un server di posta dedicato con centinaia di caselle di posta abbiamo la soluzione che fa per voi.
Il limite a volte però non è "la tecnica" ma piuttosto "la teoria": è necessario che le funzionalità vengano spiegate, provate ed infine comprese. Per questo motivo realizziamo anche corsi di formazione ad-hoc per le aziende che desiderano migliorare i propri processi di business e l'uso degli strumenti aziendali.


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